Fluxo de caixa para clínica de estética: passo a passo

A agenda está cheia, as pacientes pagam, e mesmo assim no fim do mês sobra menos do que parecia. Quase sempre o que falta é um fluxo de caixa: saber quanto entra, quanto sai e quanto sobra na clínica, dia a dia. O fluxo de caixa da clínica de estética cabe numa página de caderno, e o passo a passo abaixo ajuda a montar o seu, com um fechamento de exemplo e as armadilhas que são próprias da estética (pacote pago antes, cartão parcelado e dinheiro pessoal misturado).

Fluxo de caixa em linguagem simples

O fluxo de caixa é o registro de todo dinheiro que entra e sai do negócio, na data em que ele entra ou sai. O Sebrae resume a ideia assim: controlar entradas e saídas, visualizar o saldo e antecipar problemas antes que eles cheguem.

Ele tem quatro partes, e a conta é sempre a mesma:

• Saldo inicial: quanto havia na conta da clínica e na gaveta no começo do dia.
• Entradas: todo dinheiro que chegou naquele dia.
• Saídas: todo dinheiro que foi embora naquele dia.
• Saldo final: saldo inicial + entradas − saídas. Ele vira o saldo inicial do dia seguinte.

A palavra que importa é “chegou”. Uma venda no cartão de crédito parcelado é faturamento hoje, mas o dinheiro só entra no caixa quando cai na conta. Essa diferença explica boa parte da sensação de “vendi bem e o dinheiro sumiu”.

O que fazer agora: confira quanto a clínica tem hoje, somando conta bancária e dinheiro em espécie. Esse número é o seu primeiro saldo inicial.

O que entra e o que sai numa clínica de estética

Antes de anotar, vale definir as categorias. Com poucas e sempre as mesmas, no fim do mês você consegue ver para onde o dinheiro foi.

Entradas comuns:

• procedimentos avulsos;
• pacotes de sessões;
• venda de produtos (home care, dermocosméticos);
• parcelas de cartão que caíram na conta;
• sinal ou pagamento antecipado de agendamento.

Saídas comuns:

• insumos e produtos usados nos atendimentos;
• aluguel, condomínio, luz, água e internet;
• comissão ou repasse das profissionais;
• taxas da maquininha e de link de pagamento;
• manutenção de equipamentos;
• contador, sistema, marketing;
• impostos (a forma de calcular depende do seu enquadramento: confirme com seu contador);
• a sua retirada (o pró-labore).

O que fazer agora: escreva essas listas numa folha e risque o que não existe na sua clínica. O que sobrar são as suas categorias.

Passo a passo para montar o fluxo de caixa diário

O fluxo diário funciona no caderno, na planilha ou no sistema. O método é o mesmo.

1. Escreva o saldo inicial no topo do dia.
2. Anote cada movimento na hora, com data, descrição, categoria, forma de pagamento e valor. Deixar para a noite é o jeito mais rápido de esquecer um Pix.
3. Separe entrada de saída em colunas diferentes. Misturar as duas numa coluna só, com sinal de menos, confunde na hora de somar.
4. No fim do dia, calcule o saldo final.
5. Compare com o dinheiro real. Abra o aplicativo do banco e conte a gaveta. Se não bater, procure a diferença enquanto você ainda lembra do dia.

Veja um fechamento hipotético, de uma clínica com uma profissional:

Descrição	Forma	Entrada	Saída
Limpeza de pele	Pix	R$ 180
Pacote de 5 sessões de laser	Pix	R$ 1.000
Produto home care	Dinheiro	R$ 90
Toxina, 3x no cartão (R$ 1.500)	Crédito	não entra hoje
Compra de insumos	Pix		R$ 350
Conta de luz	Boleto		R$ 280

Com saldo inicial de R$ 1.200, as entradas do dia somam R$ 1.270 e as saídas, R$ 630. O resultado do dia é R$ 640 e o saldo final fica em R$ 1.840. A toxina vendida no cartão aparece no controle de “a receber”, e cada parcela entra no fluxo no dia em que cair na conta.

O que fazer agora: copie a tabela no caderno ou na planilha e use amanhã, do primeiro ao último atendimento.

As armadilhas do fluxo de caixa na clínica de estética

Os modelos genéricos de fluxo de caixa não falam destas três situações, e são elas que mais distorcem o caixa de uma clínica.

Pacote pago antes das sessões

No exemplo acima, o pacote de laser entrou inteiro no caixa: R$ 1.000 num dia só. Só que a clínica ainda deve 5 sessões, com insumo, tempo de profissional e, às vezes, comissão por sessão. Se você trata esse valor como sobra, gasta hoje o dinheiro que vai pagar o trabalho dos próximos meses.

Faça assim: mantenha uma lista de sessões a realizar (paciente, pacote, sessões feitas e sessões restantes) e evite usar o dinheiro de pacote em gasto que não seja da operação.

Cartão parcelado e taxas

Numa venda de R$ 1.500 em 3 vezes, com uma taxa hipotética de 4%, cada parcela que cai é de R$ 480, e não de R$ 500. Sem antecipação, em geral uma parcela cai por mês. O prazo e a taxa mudam conforme a operadora, então confira no seu contrato.

Faça assim: registre como entrada o valor líquido, no dia em que ele cair, e mantenha uma lista das parcelas a receber com as datas previstas.

Dinheiro pessoal misturado

Pagar o mercado com o Pix da clínica, ou uma conta da clínica com o cartão pessoal, faz o saldo parar de fazer sentido. Você deixa de saber se a clínica dá lucro ou se é o seu salário que está cobrindo o buraco.

Faça assim: tenha uma conta só da clínica, defina um valor fixo de retirada por mês e transfira esse valor uma vez, como saída na categoria pró-labore. Se escapar um gasto pessoal, lance como retirada, nunca como despesa da clínica.

Rotina de fechamento: dia, semana e mês

O fluxo de caixa só ajuda se for olhado. Uma rotina curta cabe no fim do expediente.

Todo dia (5 minutos):

• confira se todos os atendimentos do dia têm pagamento anotado;
• calcule o saldo final e compare com a conta e a gaveta.

Toda semana (15 minutos):

• liste as contas que vencem nos próximos 7 dias;
• confira as parcelas de cartão que devem cair;
• veja se o saldo previsto cobre as contas da semana.

Todo mês (30 minutos):

• some as entradas e saídas por categoria;
• compare com o mês anterior e procure a categoria que mais mudou;
• confira quantas sessões de pacote ainda estão em aberto;
• anote as contas que já se sabe que virão no mês seguinte (anuidade, manutenção, 13º).

O que fazer agora: marque na agenda da clínica um horário fixo semanal para o fechamento, como se fosse uma paciente.

Caderno, planilha ou sistema: quando trocar

O caderno funciona bem para começar: uma página por dia, cinco colunas (data, descrição, forma, entrada, saída) e o saldo no topo e no pé. O limite dele aparece quando você quer somar o mês por categoria ou saber quantas parcelas ainda vão cair.

A planilha resolve as somas e os filtros. Se você está nessa fase, o post sobre planilha para clínica de estética mostra as abas que valem a pena e os sinais de que ela chegou ao limite. O Sebrae também tem um conteúdo sobre organizar o caixa com planilhas simples.

Hora de pensar num sistema:

• quando você digita o mesmo atendimento na agenda e depois no caixa;
• quando a comissão das profissionais toma uma tarde no fim do mês;
• quando o controle de pacotes e parcelas vive em listas separadas;
• quando mais de uma pessoa lança pagamentos.

Na escolha, olhe se o financeiro está ligado à venda e ao atendimento. Esse é um dos critérios do guia para escolher sistema para clínica de estética.

Como fica o fluxo de caixa na Linnu

Na Linnu, o financeiro fica ligado ao que acontece na agenda e no atendimento, e o fluxo de caixa sai dos lançamentos que a clínica faz. Alguns recursos que conversam com o método acima:

• Fluxo de caixa diário: mostra saldo inicial, entradas, saídas, resultado e saldo final. Com contas e transferências, você separa a conta da clínica e a gaveta e acompanha o extrato de cada uma.
• Receitas e despesas: cada lançamento tem vencimento, pagamento, categoria, forma e conta, e os filtros ajudam a somar o mês por categoria.
• Venda com taxa de cartão: a venda mostra total bruto, total líquido e saldo a receber, e calcula a taxa do cartão. Assim o valor que você espera receber já aparece descontado.
• Comissões e Meu Dia: a comissão pode ser calculada por profissional, procedimento ou venda, com o status de pagamento, e o Meu Dia mostra os recebimentos e pagamentos do dia.

O Dashboard Financeiro reúne receitas, despesas e pagamentos, e os números dependem do que a clínica lança. Se quiser testar com a sua rotina, use a Linnu grátis por 7 dias e faça o primeiro fechamento com o saldo inicial de hoje.